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Tobit

War­wick ver­traut auf ikla­ro für maßge­schneiderte Digitalisierungs-Lösungen

Die War­wick GmbH & Co Music Equip­ment KG ist ein renom­mier­tes deut­sches Unter­neh­men, das sich auf die Musik­in­stru­men­ten­her­stel­lung und ‑ver­mark­tung spe­zia­li­siert hat. Als führender Akteur in der Musik­in­dus­trie hat sich das Unter­neh­men durch Inno­va­ti­on und Qua­li­tät einen fes­ten Platz in der Bran­che erarbeitet.

Kurz­er­geb­nis

Unse­re lang­jäh­ri­ge Zusam­men­ar­beit erstreckt sich über mehr als zwei Jahr­zehn­te, geprägt von part­ner­schaft­li­cher Augen­hö­he und erfolg­rei­cher Umset­zung ver­schie­de­ner Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jek­te. Zu den jüngsten Erfol­gen zäh­len die Imple­men­tie­rung eines zen­tra­len Docu­Wa­re-Archivs für viel­fäl­ti­ge Ein- und Aus­gangs­be­le­ge, die Ablö­sung von Tobit durch eine moder­ne Office 365 Umge­bung und die Inte­gra­ti­on von Job­Rou­ter® mit inno­va­ti­ver Beleg­erken­nung für eine effi­zi­en­te Rechnungsprüfung und naht­lo­se Über­ga­be an das ERP-System. 

Aus­gangs­la­ge

Über die Jah­re haben wir diver­se Anfor­de­run­gen gemeis­tert, dar­un­ter die Archi­vie­rung zahl­rei­cher Bele­ge aus ver­schie­de­nen Sys­te­men, die Ablö­sung von Tobit als Email­sys­tem, das intel­li­gen­te Erken­nen und Grup­pie­ren von Posi­ti­ons­da­ten in glo­ba­len Ein­gangs­rech­nun­gen sowie die elek­tro­ni­sche Frei­ga­be und Kon­tie­rung von Ein­gangs­rech­nun­gen für eine rei­bungs­lo­se Inte­gra­ti­on ins ERP-System.

War­um War­wick GmbH & Co Music Equip­ment KG auf ikla­ro setzt:

„Die Ent­schei­dung von War­wick GmbH & Co Music Equip­ment KG, eine Part­ner­schaft mit ikla­ro ein­zu­ge­hen, ent­springt der stra­te­gi­schen Aus­rich­tung auf eine fort­schritt­li­che und effi­zi­en­te Digi­ta­li­sie­rung ihrer Geschäfts­pro­zes­se. Ange­sichts der stei­gen­den Anfor­de­run­gen an das Doku­men­ten­ma­nage­ment und die Opti­mie­rung von Arbeits­ab­läu­fen such­te War­wick nach einem erfah­re­nen Part­ner, der maß­ge­schnei­der­te Lösun­gen bereit­stel­len konn­te. Die Wahl fiel auf ikla­ro, um die bestehen­de Geschäfts­in­fra­struk­tur von War­wick zu erwei­tern und den Her­aus­for­de­run­gen der digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on gezielt zu begegnen.“

Vor­ge­hens­wei­se

Mit bewähr­ten Docu­Wa­re-Stan­dard­mo­du­len wie DW-Prin­ter und DW-Import, sowie ver­schie­de­nen Tools zur halb- bis voll­au­to­ma­ti­schen Inde­xie­rung, haben wir Ein­gangs- und Aus­gangs­be­le­ge erfolg­reich im zen­tra­len Archiv abge­legt. Die Ablö­se von Docu­Wa­re Work­flow­ma­na­ger durch Job­Rou­ter® ermög­lich­te eine effi­zi­en­te Rech­nungs­frei­ga­be und die naht­lo­se Über­ga­be der Buchungs­da­ten­sät­ze an das bestehen­de ERP Sys­tem. Trotz Her­aus­for­de­run­gen bei der auto­ma­ti­sier­ten Posi­ti­ons­da­ten­er­ken­nung in inter­na­tio­na­len Rech­nun­gen aus Chi­na und den USA sowie Spe­di­ti­ons­rech­nun­gen mit unter­schied­li­chen Ziel­län­dern, konn­te das Pro­jekt erfolg­reich abge­schlos­sen wer­den. Die Migra­ti­on von Tobit zu Micro­soft 365 brach­te den Nut­zern eine moder­ne Email‑, Kalen­der- und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­um­ge­bung nach anfäng­li­cher Gewöhnungsphase.

Ergeb­nis­se

Die täg­lich wach­sen­de Doku­men­ten­an­zahl im zen­tra­len Docu­Wa­re Archiv spie­gelt den Erfolg unse­rer digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on wider. Der stark auto­ma­ti­sier­te Ein­gangs­rech­nungs­work­flow mit Posi­ti­ons­da­ten­er­ken­nung und die rei­bungs­lo­se Über­ga­be der kon­tier­ten Buchungs­da­ten­sät­ze haben die Arbeits­ab­läu­fe erheb­lich ver­ein­facht. Ein zen­tra­ler Email- und Kalen­der­dienst in Micro­soft Exch­an­ge sowie die Eta­blie­rung von Teams als Kom­mu­ni­ka­ti­ons­platt­form run­den die posi­ti­ven Ergeb­nis­se ab.

Fazit

Die lang­jäh­ri­ge Part­ner­schaft mit War­wick GmbH & Co Music Equip­ment KG ver­deut­licht ein­drucks­voll, wie die stra­te­gi­sche Inte­gra­ti­on von Docu­Wa­re, Job­Rou­ter®, und Micro­soft 365 die Arbeits­pro­zes­se opti­mie­ren kann. Die Erfolgs­ge­schich­te zeigt nicht nur eine effi­zi­en­te Ver­wal­tung von Ein- und Aus­gangs­be­le­gen, son­dern auch die Bewäl­ti­gung inter­na­tio­na­ler Her­aus­for­de­run­gen bei der Posi­ti­ons­da­ten­er­ken­nung. Nut­zen Sie die­se weg­wei­sen­de Trans­for­ma­ti­on als Inspi­ra­ti­on, um auch in Ihrem Unter­neh­men durch digi­ta­le Inno­va­tio­nen eine klang­vol­le Erfolgs­no­te zu setzen.

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