Prozesse digitalisieren
Prozesse digitalisieren und sinnvoll automatisieren mit iKlaro
Veraltete Abläufe, manuelle Zwischenschritte und isolierte Systeme bremsen den Alltag in vielen Unternehmen. Wer digitale Prozesse einführt, schafft nicht nur mehr Effizienz, sondern macht sein Unternehmen auch zukunftsfähig. Genau hier setzt iKLARO an: Wir helfen Ihnen, Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, sodass Medienbrüche verschwinden, Fehlerquellen reduziert und Arbeitsabläufe messbar verbessert werden.
Ob in HR, Verwaltung, Buchhaltung, IT oder Einkauf, mit unserer Unterstützung identifizieren Sie geeignete digitale Transformationsprozesse, entlasten interne Ressourcen und schaffen Klarheit in der täglichen Zusammenarbeit. Unser Ansatz verbindet Prozessautomatisierung mit Best Practices, IT-Kompetenz und dem nötigen Blick fürs Machbare.
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen digitalisiert werden können.
welche Prozesse möchten Sie digitalisieren?
Verwaltungsprozesse digitalisieren
Die Digitalisierung in der Verwaltung ist ein entscheidender Schritt, um interne Abläufe zu verschlanken, Bearbeitungszeiten zu verkürzen und Dokumente sicher verfügbar zu machen. Gerade in größeren aber auch schon in kleinen Unternehmensstrukturen sind Prozesse oft komplex, verteilt und papierlastig. Dies hat spürbare Folgen im Tagesgeschäft.
Mit iKLARO automatisieren Sie wiederkehrende Verwaltungsvorgänge, schaffen Transparenz über Zuständigkeiten und steigern die Bearbeitungseffizienz deutlich. Ob es um die Verarbeitung eingehender Post, die Bearbeitung von Schäden oder das digitale Vertragsmanagement geht: Wir digitalisieren Ihre Verwaltung, sodass Sie schneller und dennoch sicher und gesetzeskonform arbeiten können.
Sparen Sie Zeit und Ressourcen, indem Sie mit uns die digitale Transformation Ihrer Verwaltung starten.
Belegklassifizierung
Automatisierte Erkennung und Zuordnung eingehender Verwaltungsdokumente, für weniger Papier aber mehr Struktur.
Schadensakte
Digitale Dokumentation, Nachverfolgung und Bearbeitung von Schadensfällen, inkl. Eskalationslogik.
Fahrzeugakte
Digitale und rechtskonforme Verwaltung von Fahrzeuginformationen, Wartungs- und Versicherungsvorgängen.
Posteingangsprozess
Digitale Erfassung, automatisierte Verteilung und Archivierung eingehender Post, ohne manuelle Eingriffe.
Digitale Unterschrift
Genehmigungen, Bescheide oder interne Dokumente jederzeit, mobil und rechtssicher unterzeichnen.
Vertragsmanagement
Digitale Verwaltung von Verträgen mit Erinnerungsfunktionen, Zugriffskonzepten und Fristensteuerung.
Personalakten
Digitale Verwaltung sensibler Mitarbeiterdaten mit Zugriffskontrolle, Datenschutz und klarer Struktur.
Mitarbeiterstammdatenprozess
Strukturierte, digitale Einführung neuer Mitarbeitender, von Zugriffsrechten bis automatisierten Stammdatenpflege.
OnBoardingprozess
Automatisierte Erkennung und Zuordnung eingehender Verwaltungsdokumente, für weniger Papier aber mehr Struktur.
Bewerbermanagement
Digitale Steuerung des gesamten Bewerbungsprozesses, mit Integration in bestehende HR-Systeme.
Belegklassifizierung
Automatisierte Zuordnung von Personalunterlagen und Dokumenten.
Vertragsakten
Digitale Verwaltung von Verträgen und zugehörigen Dokumenten.
Personalarchiv
Langzeitarchivierung von Personalunterlagen gemäß gesetzlichen Vorgaben.
Digitale Unterschrift
Verträge, Richtlinien, Vereinbarungen jederzeit, mobil und rechtssicher unterzeichnen.
HR Prozesse digitalisieren
Die HR Digitalisierung bietet enormes Potenzial, um Personalprozesse effizienter, transparenter und DSGVO-konform zu gestalten. In vielen Unternehmen bremst die manuelle Bearbeitung von Bewerbungen, Personalakten oder Stammdaten die tägliche Arbeit. Diese Zeit lässt sich viel besser in die Menschen investiert.
Mit iKLARO schaffen Sie eine moderne Personalverwaltung, die wiederkehrende Aufgaben automatisiert, Daten zentral verfügbar macht und die Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und Mitarbeitern vereinfacht. Von der digitalen Personalakte über das Bewerbermanagement bis hin zur digitalen Unterschrift begleiten wir Sie Schritt für Schritt.
Machen Sie Ihr Personalmanagement fit für die Zukunft.
Digitale Buchhaltung
In kaum einem Bereich sind manuelle Eingaben, Medienbrüche und wiederkehrende Aufgaben so kostspielig wie in der Buchhaltung. Die Digitalisierung Ihrer Buchhaltungsprozesse reduziert nicht nur Fehler und Aufwand, sondern schafft klare Strukturen, nachvollziehbare Freigaben und eine rechtssichere Dokumentation. Mit automatisierten Abläufen, integrierten Systemen und einem praxisnahen Verständnis für Ihre Anforderungen digitalisieren wir Ihre Buchhaltung.
Wir füren digitale Prozesse für Eingangs- oder Ausgangsrechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen ein und helfen Ihnen, Ihre digitale Buchhaltung so aufzustellen, dass Prozesse fließen, Freigaben beschleunigt und Daten fehlerfrei übergeben werden. Die Anbindung an bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme ist dabei selbstverständlich.
Machen Sie Ihre Buchhaltung digital, effizient und zukunftssicher mit iKLARO.
Belegauslesung
Automatisierte Erfassung von Rechnungsdaten mit OCR oder unterstützt mit KI, wenn E‑Rechnungs-Formate nicht durchgängig im Einsatz sind.
Kundenakten & Vertragsakten
Zentrale und datenschutzkonforme Ablage aller geschäftsrelevanten Dokumente.
Eingangsrechnungs-prozess
Digitale Erfassung, Freigabe und Archivierung eingehender Rechnungen, mit Workflows und Eskalationslogik.
Ausgangsrechnungs-prozess
Digital dokumentierte und GoBD-konforme Erstellung, Versand und Nachverfolgung von Rechnungen.
Lieferscheinprozess
Digitale Verwaltung und Zuordnung zu Rechnungen und Bestellungen mit vollständiger Integration.
Bestellprozess
Automatisierte Bestellabwicklung mit digitalen Freigaben und Schnittstelle zur Buchhaltung.
User Rechtemanagement
Verwalten Sie alle Ihre Nutzer und deren Rechte an einen einem zentralen Ort. Die Nutzer starten Anfragen, lassen diese von den Vorgesetzten freigeben. Nach Sichtung durch die IT Abteilung, werden diese entsprechend umgesetzt und dokumentiert
Unified Endpoint Management (UEM)
Zentrale Verwaltung aller Server, PCs, Laptops und mobiler Geräte, wie Smartphones, Tablets und andere Handheld Devices. Behalten Sie den Überblick über Ihr Inventar, Lizenzen und managen Sie Ihre Routineaufgaben wie Upates und Patches. Somit verbessern Sie die Sicherheit und sind gerüstet für Inventuren.
IT-Prozesse digitalisieren
IT-Abteilungen stehen zunehmend unter Druck: steigende Ticketzahlen, knappe Ressourcen, ineffiziente Tools. Die IT-Digitalisierung schafft hier gezielt Entlastung, durch automatisierte Abläufe, zentrale Datenhaltung und integrierte Systeme. iKLARO unterstützt Sie bei der digitalen Transformation Ihrer IT-Prozesse, damit der Fokus wieder auf strategischer Weiterentwicklung statt reaktivem Support liegt.
Mit klaren Strukturen, transparenten Aufgaben und zentraler Verwaltung von Anfragen wird Ihre IT nicht nur effizienter, sondern auch nachvollziehbarer und prozesssicher. Wir integrieren bestehende Systeme und etablieren Workflows, die zu Ihrer Organisation passen.
Optimieren Sie jetzt Ihre IT-Prozesse mit einem passenden Ticketsystem.
Qualitätsmanagement digitalisieren
Ein effektives Qualitätsmanagement lebt von klaren Prozessen, nachvollziehbarer Dokumentation und ständiger Weiterentwicklung. Doch gerade in vielen mittelständischen Unternehmen ist QM noch papierbasiert oder dezentral organisiert. Die Digitalisierung im Qualitätsmanagement schafft hier Transparenz, Struktur und Sicherheit, für interne Audits genauso wie für externe Prüfungen.
Mit iKLARO digitalisieren Sie QM-Dokumente und Prozesse revisionssicher und zentral. Egal ob Prüfprotokolle, Richtlinien oder Prozessbeschreibungen, wir helfen Ihnen, Abläufe klar zu dokumentieren, Versionen nachzuhalten und Standards effizient einzuhalten.
Wir sorgen für die Digitalisierung Ihres Qualitätsmanagements und steigern damit die Qualität Ihres Unternehmens.
Labordatenarchiv
Langzeitarchivierung von Laborberichten und qualitätsrelevanten Daten, mit Zugriffskontrolle und Compliance-Sicherheit.
QM-Handbuch
Digitale Verwaltung von Prozessen, Vorlagen und Standards, mit Freigabe-Workflows und klarer Versionierung.
Belegauslesung
Automatisierte Zuordnung von Personalunterlagen und Dokumenten.
Kundenakten & Vertragsakten
Automatisierte Erkennung und Zuordnung eingehender Verwaltungsdokumente, für weniger Papier aber mehr Struktur.
Eingangs- & Ausgangsrechnungsprozess
Automatisierte Erkennung und Zuordnung eingehender Verwaltungsdokumente, für weniger Papier aber mehr Struktur.
Lieferscheinprozess
Automatisierte Erkennung und Zuordnung eingehender Verwaltungsdokumente, für weniger Papier aber mehr Struktur.
Bestellprozess
Automatisierte Erkennung und Zuordnung eingehender Verwaltungsdokumente, für weniger Papier aber mehr Struktur.
Einkaufsprozesse digitalisieren
Der Einkauf ist ein zentraler Hebel für Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Verlässlichkeit im Unternehmen. Doch viele Einkaufsprozesse sind geprägt von E‑Mails, Excel-Freigaben und fehlender Nachverfolgbarkeit. Die Digitalisierung im Einkauf schafft hier spürbare Entlastung: automatisierte Abläufe, nachvollziehbare Bestellungen und transparente Lieferantenprozesse.
iKLARO unterstützt Sie dabei, Einkaufsprozesse zu digitalisieren, Schnittstellen zu Buchhaltung und ERP zu schaffen und alle Informationen zentral zu bündeln. Freigaben werden strukturiert, Dokumente automatisch zugeordnet und Abläufe beschleunigt.
Sorgen Sie für effiziente, steuerbare und digitale Einkaufsprozesse.
E-GOVERNMENT umsetzen
Die digitale Transformation in Kommunen ist keine Option, sondern ein Muss. Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) und steigenden Erwartungen von Bürgern und Mitarbeitenden wächst der Druck zur kommunalen Digitalisierung. Gleichzeitig sind viele Verwaltungen noch stark papierbasiert, Prozesse laufen langsam, Akten sind verteilt.
iKLARO begleitet Sie als erfahrener Digitalisierungspartner bei der Einführung praxistauglicher e‑Government-Lösungen. Wir digitalisieren Akten, Posteingang und Verwaltungsprozesse. Unsere Lösungen lassen sich nahtlos in bestehende Fachverfahren integrieren und schaffen messbare Entlastung im Alltag.
Machen Sie Ihre Verwaltung digital handlungsfähig.
Grundstücksakten
Zentrale, digitale Verwaltung aller Grundstücksdokumente, inklusive Pläne, Genehmigungen und Verträge.
Kundenakten & Vertragsakten
Digitale Aktenführung für Bürgerkontakte, Leistungsbescheide oder Verwaltungsverträge.
Digitaler Posteingang für Kommunen
Rechtskonforme Erfassung, Verteilung und Archivierung eingehender Post, inkl. TR-Resiscan.
Digitale Steuerakte für Kommunen
Zusammenführung steuerrelevanter Dokumente pro Steuerpflichtigem, mit Fachverfahrensintegration via CMIS.
Digitale Personalakte für Kommunen
DSGVO-konforme, zentral und auditfähige Ablage und Verwaltung aller Personalunterlagen.
Warum Sich digitale Prozesse lohnen
Bringen Sie Klarheit, Tempo und Struktur in Ihre Prozesse.
Weniger Aufwand & mehr Effizienz
Manuelle Zwischenschritte entfallen, dadurch gewinnen Ihre Teams mehr Zeit für das Wesentliche.
Weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen
Digitale Prozesse laufen unabhängig von Krankheit, Urlaub oder Personalwechsel ab und das Wissen bleibt im System.
Rechtssicherheit & Compliance
Transparenz & fundierte Entscheidungen
Nahtlose Integration
Mehr Kontrolle & Skalierbarkeit
Sie möchten Ihre Prozesse digitalisieren?
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir digitale Transformationsprozesse in Ihrem Unternehmen anschieben können.
Karsten Müller
Geschäftsführer
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Häufige Fragen zu Digitalen Prozessen im Unternehmen
Welche Prozesse lassen sich im Unternehmen digitalisieren?
Grundsätzlich lassen sich alle digitalen Geschäftsprozesse abbilden, die wiederkehrend, dokumentenbasiert oder abteilungsübergreifend sind. Besonders häufig digitalisiert werden HR-Prozesse, Buchhaltungsabläufe, Posteingang, Vertragsmanagement und Einkauf. In einem Workshop ermitteln wir, welche Prozesse digitalisieren und automatisieren für Ihr Unternehmen den größten Nutzen bringt.
Was ist der Unterschied zwischen Prozesse digitalisieren und Prozesse automatisieren?
Beim Prozesse digitalisieren werden manuelle oder papierbasierte Abläufe in digitale Form überführt. Bei der Prozessautomatisierung laufen diese Abläufe zusätzlich regelbasiert, automatisch und ohne manuelle Eingriffe ab, z. B. durch Workflows, Systemintegration oder Vorlagen.
Wie starten wir mit der Digitalisierung unserer Prozesse?
Der Einstieg erfolgt meist mit einem Digitalisierungsworkshop. Dort analysieren wir Ihre bestehenden Abläufe und identifizieren geeignete digitale Transformationsprozesse. Daraus entwickeln wir einen klaren Umsetzungsplan für Ihre digitalen Workflows. Entdecken Sie unsere Angebote zur Unternehmensdigitalisierung >
Was ist ein digitaler Workflow?
Ein digitaler Workflow ist ein automatisierter Prozessablauf, der klar definiert, wer wann was zu tun hat, inklusive Regeln, Fristen, Weiterleitungen und Freigaben. Er ersetzt manuelle Übergaben und sorgt für Tempo, Nachvollziehbarkeit und Fehlervermeidung.
Wie lange dauert es, Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren?
Das hängt vom Umfang und der Systemlandschaft ab. Einzelne digitale Prozesse lassen sich oft in wenigen Wochen umsetzen, umfangreichere Projekte zu digitaler Transformation von Geschäftsprozessen benötigen mehrere Monate. Wir arbeiten schrittweise und skalierbar.
Können bestehende Systeme integriert werden?
Ja. Unsere Lösungen zur Prozessautomatisierung und ‑digitalisierung sind technologieoffen und lassen sich in vorhandene ERP‑, DMS- oder HR-Systeme integrieren, für durchgängige Datenflüsse ohne Medienbrüche.
Was sind Medienbrüche und wie verhindert man sie durch digitale Prozesse?
Medienbrüche entstehen, wenn Informationen manuell von einem Medium ins nächste übertragen werden müssen, etwa beim Drucken, Abtippen oder Scannen. Das kostet Zeit, erzeugt Fehler und macht Abläufe schwer nachvollziehbar.
Digitale Prozesse sorgen für durchgängige Abläufe ohne Systemwechsel: Informationen fließen automatisiert, bleiben vollständig erhalten und sind jederzeit nachvollziehbar, ohne Papier, Excel-Listen oder doppelte Datenpflege.