Digitalisierung im Einkauf
Warum Sie jetzt Ihre Einkaufsprozesse digitalisieren sollten
Einkaufsabteilungen stehen unter Druck: Manuelle Bestellfreigaben, fehlende Transparenz und unstrukturierte Abläufe kosten Zeit, Geld und Nerven. Gleichzeitig steigen Anforderungen an Dokumentation, Compliance und Auswertbarkeit.
Die Digitalisierung des Einkaufs ist heute weit mehr als ein IT-Projekt. Sie bedeutet eine tiefgreifende Prozessoptimierung im Einkauf, die Abläufe automatisiert, Beschaffungszeiten verkürzt und Kosten senkt. Durch die Digitalisierung von Einkaufsprozessen und die Integration bestehender Systeme entsteht ein transparenter, effizient steuerbarer digitaler Einkauf.
Herausforderungen ohne digitale Einkaufsprozesse
Viele Unternehmen arbeiten im Einkauf noch mit Mails, Excel-Tabellen und manuellem Abgleich. Die Digitalisierung im Beschaffungsprozess ist der Schlüssel, um Medienbrüche zu beseitigen und Transparenz über alle Phasen, von der Bedarfsermittlung bis zur Rechnungsfreigabe, zu schaffen.
Unklare Freigaben
Manuelle Datenerfassung
Verstreute Dokumente
Verträge, Lieferscheine und Rechnungen liegen an verschiedenen Orten, das erschwert die Nachverfolgbarkeit.
Fehlende Transparenz
Budgetverbräuche, Lieferantenvergleiche oder Bestellstatus sind nur mit Aufwand abrufbar.
Keine Integration
Systeme wie ERP, Buchhaltung und Dokumentenmanagement arbeiten isoliert, dabei gehen wichtige Informationen verloren.
Mit iKLARO machen Sie aus gewachsenen Strukturen einen steuerbaren, digitalen Beschaffungsprozess.
Vorteile von digitalen Einkaufsprozessen
Ein strukturierter, digitaler Einkauf spart Zeit, senkt Kosten und erhöht die Steuerbarkeit aller Beschaffungsvorgänge. Mit automatisierten Abläufen, klaren Regeln und einer nahtlosen Systemintegration werden Prozesse nicht nur schneller, sondern auch sicherer und auditfähig. Einkauf 4.0 macht Ihrer Prozesse messbar effizienter.
Profitieren auch Sie von der digitalen Transformation im Einkauf und sparen Sie Zeit und Nerven.
Automatisierte Workflows
Zentrale Datenhaltung
Transparente Freigaben
Nahtlose Integration
Revisionssichere Archivierung
Diese Prozesse lassen sich im Einkauf digitalisieren
Die Digitalisierung von Einkaufsprozessen beginnt dort, wo Papier und Excel keine Option mehr sind. iKLARO unterstützt Sie bei der Analyse und Umsetzung, für durchgängige, effiziente Abläufe vom Bedarf bis zur Zahlung.
Warten Sie nicht länger: Automatisieren Sie jetzt Ihre Einkaufsabläufe, gemeinsam mit iKLARO.
Belegauslesung
Automatisierte Erfassung von Rechnungsdaten mit OCR, direkt aus E‑Mail-Anhängen, Scans oder E‑Rechnungen.
- Kopf- und Positionsdaten automatisch auslesen
- Unterstützung von XRechnung & ZUGFeRD
- Direkte Übergabe an ERP- und DMS-Systeme
Eingangs- & Ausgangsrechnungsprozesse
Mit der Digitalisierung der Einkaufsprozesse reduzieren Sie manuelle Eingriffe und beschleunigen Sie Rechnungsläufe nachvollziehbar und gesetzeskonform.
- Digitale Verarbeitung eingehender und ausgehender Rechnungen
- Automatisierte Buchung & Zuordnung
- GoBD- & Compliance-konforme Archivierung
Lieferscheinprozess
Lieferscheine erfassen, zuordnen und digital archivieren, für mehr Transparenz in der Warenwirtschaft.
- Zuordnung zu Bestellung und Rechnung
- Integration in Lager- und ERP-Systeme
- Digitale Volltextsuche & Zugriffshistorie
Bestellprozess
Digitaler Workflow von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung, mit integrierter Freigabelogik.
- Automatisierte Erstellung & Genehmigung von Bestellungen
- Eskalationsmanagement bei Budgetüberschreitungen
- Direkte Übergabe an Buchhaltung & ERP
Kunden- & Vertragsakten
Zentrale Ablage und Verwaltung von Verträgen, Rahmenvereinbarungen und Lieferantenunterlagen.
- Vertragsdokumente strukturiert und digital verwalten
- Fristenüberwachung und automatische Erinnerungen
- DSGVO- und revisionssichere Ablage
1. IT-Strategie
2. 360-Grad-Analyse Ihrer Einkauf-Prozesse
Wir untersuchen reale Abläufe, vom Bedarfsantrag bis zur Rechnungsfreigabe und decken Medienbrüche, Umwege oder Redundanzen auf.
3. Konzeption & Tool-Auswahl
4. Realisierung & Implementierung
5. Einführung & Schulung Ihrer Einkauf-Teams
Ihre Teams erhalten praxisnahe Schulungen, z. B. zur Bedienung digitaler Freigaben, Lieferscheinverarbeitung oder zur Nutzung des neuen DMS.
6. Monitoring & Weiterentwicklung
Nach Projektstart analysieren wir mit Ihnen laufend die Nutzung und erweitern Prozesse, z. B. um Eskalationslogik oder weitere Schnittstellen.
So begleitet iKLARO Ihren digitalen Einkauf
Mit unserem bewährten 360-Grad-Ansatz gestalten wir Ihre digitale Transformation im Einkauf passgenau für Ihre bestehende Systemlandschaft.
Machen Sie Ihre Einkaufsabteilung fit für die digitale Zukunft. Bereit für Einkauf 4.0?
Erfahrungen unserer Kunden
„Unsere Kunden erzählen uns oft, wie Bestellungen früher tagelang zwischen Abteilungen lagen. Heute läuft alles digital, mit klaren Freigaben und automatischer Zuordnung. Die Einkaufsabteilung spart Zeit, die Buchhaltung hat Zugriff auf alle Belege und Rückfragen sind zur Ausnahme geworden.“
Alexander
Hüging
Wer profitiert von der Digitalisierung im Einkauf
Ein digitaler Einkauf entlastet nicht nur die Beschaffungsabteilung, auch angrenzende Bereiche gewinnen Transparenz, Geschwindigkeit und Kontrolle.
Einkaufsleitung & Strategische Beschaffung
Finanzbuchhaltung & Controlling
Fachabteilungen & Bedarfsträger
Geschäftsführung & Compliance
Einkauf digitalisieren
mit iKLARO!
Mit durchdachten Abläufen, sicheren Systemen und integrierter Freigabelogik führen wir Sie Schritt für Schritt zum digitalen Einkauf 4.0.
iKlaro digitalisiert mehr als nur Ihren Einkauf
Was Sie schon immer über die Digitalisierung im Einkauf wissen wollten
Was bedeutet Digitalisierung im Einkauf konkret?
Die Digitalisierung im Einkauf beschreibt die Umstellung papier- und exceltbasierter Prozesse auf automatisierte, digitale Abläufe, z. B. bei Bestellungen, Rechnungen oder Lieferantenverträgen.
Welche Einkaufsprozesse lassen sich digitalisieren?
Wie lange dauert es, den Einkauf zu digitalisieren?
Muss ich mein ERP-System austauschen?
Ist ein digitaler Einkauf auch für KMU geeignet?
Was bringt die Digitalisierung der Beschaffung konkret?
Wie starte ich mit der Digitalisierung im Einkauf, wenn alles noch manuell läuft?
Welche Software brauche ich, um Einkaufsprozesse zu digitalisieren?
Das hängt von Ihren Anforderungen ab. Meistens reicht eine Kombination aus ERP‑, DMS- und Freigabesystemen, die über Schnittstellen miteinander kommunizieren. iKALRO verfügt über eine große Auswahl an eigenen und Partner Integrationen, die wir bei der Digitalisierung Ihres Einkaufs auswählen. Entdecken Sie unsere Schnittstellen und Integrationen >
Wie gelingt die Umstellung ohne Widerstand aus den Fachabteilungen?
Welche Fehler sollte man bei der Digitalisierung im Einkauf vermeiden?
Wie viel Einsparpotenzial bringt die Digitalisierung im Einkauf?
Viele Unternehmen berichten von 20–40 % Zeitersparnis im operativen Einkauf und einer deutlich besseren Ausgabenkontrolle. Entdecken Sie unsere Case Studies und überzeugen Sie sich selbst.
Was versteht man unter Einkauf 4.0?
Einkauf 4.0 bezeichnet die intelligente Digitalisierung der Einkaufsprozesse. Durch automatisierte Workflows, KI-gestützte Auswertungen und Schnittstellen zu ERP- und DMS-Systemen wird der gesamte Beschaffungsprozess digitalisiert. Ziel ist es, Kosten zu senken, Entscheidungen datenbasiert zu treffen und die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu optimieren. Der Einkauf wird effizient, transparent und zukunftssicher.