Digitale Buchhaltung
Warum Sie jetzt Ihre Buchhaltung digitalisieren sollten
Rechnungen ausdrucken, prüfen, abheften, suchen, viele Buchhaltungsprozesse sind noch heute teils papierbasiert, manuell und fehleranfällig. Die Kombination und Entwicklung in Richtung e‑Rechnung bringt neue Herausforderungen mit sich. Dabei bieten digitale Systeme längst die Möglichkeit, Routineaufgaben zu automatisieren, Medienbrüche zu vermeiden und Daten strukturiert zu verarbeiten.
Mit iKLARO digitalisieren Sie Ihre Buchhaltungsprozesse ganzheitlich: Vom Rechnungseingang über Lieferscheine bis zu Bestellungen, rechtssicher, GoBD-konform und vollständig integriert in Ihre Systemlandschaft.
Starten Sie jetzt in eine automatisierte und zukunftssichere Buchhaltung mit iKLARO.
Herausforderungen in der manuellen Buchhaltung
Trotz fortschreitender Digitalisierung arbeiten viele Unternehmen noch mit Ausdruck, E‑Mail-Anhängen oder handschriftlichen Freigaben. Das ist nicht nur langsam und fehleranfällig, sondern birgt auch rechtliche und organisatorische Risiken. Im Zuge der Digitalisierung im Rechnungswesen zeigt sich, wie groß das Potenzial einer digitalen Buchführung für Effizienz und Compliance ist.
Medienbrüche zwischen ERP, Excel und Papierablage
Eine Eingangsrechnung wird per E‑Mail empfangen, in Excel erfasst, anschließend ausgedruckt und zur Freigabe per Hauspost weitergereicht. Das führt zu doppelten Arbeitsschritten und Datenverlusten, bei jeder Rechnung.
Zeitaufwändige manuelle Dateneingaben
Rechnungsbeträge, Steuersätze oder Zahlungsziele werden von Hand abgetippt. Fehler schleichen sich ein, Mitarbeiter verlieren Stunden und müssen später Rückfragen der Buchprüfung beantworten.
Fehlende oder verspätete Freigaben
Ein Abteilungsleiter ist im Urlaub, eine Rechnung liegt auf dem Schreibtisch, der Skonto läuft ab, die Mahnung kommt. Ohne digitale Workflows und Vertretungsregeln bleiben Rechnungen einfach liegen.
Keine Nachvollziehbarkeit bei Prüfungen
Wenn der Steuerprüfer einen bestimmten Vorgang sehen möchte, beginnt die Suche: E‑Mail-Postfächer, Aktenordner und Netzlaufwerke werden durchsucht und das oft ohne Erfolg oder mit viel zu großem Aufwand.
Langwierige Ablage und Belegsuche
Ein einzelner Buchhaltungsbeleg muss mehrfach ausgedruckt, gestempelt und in einen physischen Ordner einsortiert werden. Später dauert die Suche nach der einen Bestellung oder dem Beleg mit der Unterschrift unnötig lange.
Datenschutzrisiken durch unkontrollierten Zugriff
Papierbelege oder offene Netzordner machen es schwer, sensible Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. DSGVO-Vorgaben werden oft unbewusst verletzt, mit hohen Risiken für Ihr Unternehmen.
Schaffen Sie Klarheit, Tempo und Transparenz in Ihrer Buchhaltung, mit der digitalen Transformation von iKLARO.
Vorteile der digitalen Buchhaltung
Eine digitale Buchhaltung ist gleichzeitig eine papierlose Buchhaltung. Zusätzlich dazu werden strukturierte Prozesse eingeführt, Verantwortlichkeiten klar geregelt und automatisierte Abläufe umgesetzt. Mit einer digitalen Finanzbuchhaltung behalten Sie jederzeit Überblick über elektronische Belege, digitale Freigaben und automatisierte Abläufe.
Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung im Rechnungswesen!
Zeitersparnis
Revisionssicherheit
Höhere Transparenz
Flexibilität
Effizienzsteigerung
Diese Buchhaltungsprozesse lassen sich digitalisieren
Die digitale Transformation Ihrer Buchhaltung beginnt dort, wo repetitive Tätigkeiten Zeit und Ressourcen kosten. iKLARO unterstützt Sie dabei, Ihre Buchhaltungsprozesse systematisch zu analysieren und zielgerichtet zu automatisieren.
Optimieren Sie jeden Schritt in Ihrer Buchhaltung. Von der Bestellung bis zur Archivierung.
Belegauslesung
- OCR-gestützte Extraktion relevanter Felder (z. B. Beträge, Positionen, USt-ID)
- KI-gestützte Verifikation bei fehlenden Standards
- Nahtlose Übergabe an ERP, FiBu oder DMS
Digitale Kunden‑, Rechnungs- und Vertragsakten
Verträge, Abrechnungsbelege und Schriftwechsel liegen oft verteilt in Mails, Papierordnern oder Netzlaufwerken. Digitale Akten und elektronische Belege schaffen Transparenz, Sicherheit, zentrale Verfügbarkeit und eine papierlose Buchhaltung.
Zentrale, digitale Ablage von Verträgen, Vereinbarungen, Schriftwechsel, Bestellungen, Lieferscheinen, Rechnungen
- DSGVO-konforme Zugriffssteuerung
- Schnellere Bearbeitung durch strukturierte Abläufe
Eingangsrechnungsprozess
Eingehende Rechnungen durchlaufen oft viele Stationen und verlieren dabei Zeit und manchmal auch den Überblick. Durch digitale Workflows wird der gesamte Ablauf von der Erfassung bis zur Buchung automatisiert.
Digitale Erfassung & OCR-Auslesung, Sichtbarmachen gängiger e‑Rechnungsformate und Anhänge
Automatisierte Workflows für Sachliche & Rechnungsprüfung
Revisionssichere Archivierung & Eskalationslogik
Ausgangsrechnungsprozess
Rechnungen digital zu erstellen und rechtssicher zu dokumentieren, spart Zeit und minimiert Zahlungsausfälle. Digitale Prozesse beschleunigen das Mahnwesen und erhöhen die Nachvollziehbarkeit.
GoBD-konforme Erstellung & digitale Zustellung
Automatisierte Zuordnung zu Projekten/Kunden
Versandhistorie & Mahnwesen integriert, Unterstützung gängiger e‑Rechnungsformate auch im Versand
Lieferscheinprüfprozess
Ohne klare Ablage und Zuordnung gehen Lieferscheine schnell verloren und die Nachvollziehbarkeit leidet. Digitalisierte Prozesse sorgen für lückenlose Dokumentation und einfache Recherche.
Scannen & Zuordnung zu Rechnungen oder Bestellungen
- Strukturierte Archivierung & Volltextsuche
- Anzeige oder automatisierter Abgleich mit gelieferter Menge
Bestellprüfprozess
- Bestellprozess mit automatisierter Erstellung auf Basis definierter Regeln
- Automatischer Abgleich zwischen Rechnung und Bestellung
- Direkte Übernahme in Buchhaltung & Controlling und (teil-) automatisches Buchen anhand von Toleranzgrenzen
1. IT-Strategie
Wir analysieren Ihre bestehenden Buchhaltungsstrukturen und definieren eine individuelle Digitalstrategie, abgestimmt auf Ihre Organisation, Compliance-Vorgaben und Systemlandschaft.
2. 360-Grad-Analyse Ihrer Buchhaltungsprozesse
Gemeinsam identifizieren wir typische Schwachstellen: Medienbrüche, wiederkehrende manuelle Aufgaben, unklare Freigaben oder fehlende Nachvollziehbarkeit.
3. Konzeption & Tool-Auswahl
Wir entwickeln konkrete Workflows und wählen Tools aus, die sich in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware, ERP- oder DMS-Systeme integrieren lassen.
4. Realisierung & Implementierung
Wir setzen alle Prozesse technisch um und binden sie nahtlos in Ihre IT- und Buchhaltungsumgebung ein, rechtssicher, nachvollziehbar und effizient.
5. Einführung & Schulung Ihres Buchhaltungsteams
Wir begleiten Ihr Team mit Schulungen, klarer Dokumentation und Support, für einen reibungslosen Übergang und hohe Akzeptanz bei allen Beteiligten.
6. Monitoring & Weiterentwicklung
Nach dem Go-live werten wir Ihre digitalen Prozesse regelmäßig aus und entwickeln gemeinsam sinnvolle Erweiterungen, damit Ihre digitale Finanzbuchhaltung langfristig effizient bleibt.
So digitalisiert iKLARO Ihre Buchhaltungsprozesse
Mit unserem 360-Grad-Ansatz machen wir Ihr Rechnungswesen fit für eine digitale, fehlerfreie und effiziente Zukunft. Wir begleiten Sie von der ersten Analyse bis zur kontinuierlichen Optimierung, damit Ihre digitale Buchhaltung mit funktionierenden Prozessen und nutzerfreundlichen Systemen ausgestattet ist.
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre digitale Buchführung Schritt für Schritt realisieren.
Erfahrungen unserer Kunden
„Unsere Kunden berichten, dass durch die digitale Buchhaltung endlich wieder Struktur, Tempo und Sicherheit in ihre Finanzprozesse gekommen ist. Die Belegsuche entfällt, Freigaben laufen durch und der Monatsabschluss ist kein Stressfaktor mehr.“
Alexander
Hüging
Wer profitiert von der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung?
Digitale Buchhaltungsprozesse entlasten das Rechnungswesen und verbessern Zusammenarbeit, Datenqualität und Abläufe im gesamten Unternehmen.
Sachbearbeiter in der Buchhaltung
Führungskräfte & Geschäftsleitung
IT & Compliance
Controlling
Zur Digitale Buchhaltung
mit iKLARO!
Reduzieren Sie Aufwand, verbessern Sie Ihre Prozesse und gewinnen Sie Klarheit über alle Vorgänge in der Buchhaltung.
iKlaro digitalisiert mehr als nur Ihre Buchhaltung
Was Sie schon immer über digitale Buchhaltung wissen wollten
Was ist digitale Buchhaltung, einfach erklärt?
Digitale Buchhaltung bedeutet, dass Buchhaltungsprozesse nicht mehr auf Papier oder manuell, sondern über digitale Workflows und Systeme abgewickelt werden, von der digitalen Belegerfassung über die Freigabe bis zur Archivierung. Ziel ist eine effizientere, transparente und automatisierte Buchführung. iKLARO unterstützt Sie dabei, Ihre bestehenden Abläufe in digitale, rechtskonforme Prozesse zu überführen.
Welche Vorteile hat digitale Buchhaltung für Unternehmen?
Digitale Buchhaltung spart Zeit, senkt Fehlerquoten und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung, Controlling und Geschäftsleitung. Rechnungen können schneller bearbeitet, Fristen automatisch überwacht und alle elektronischen Belege zentral gespeichert werden. iKLARO sorgt dabei für GoBD-konforme und DSGVO-sichere Prozesse.
Wie kann ich meine Buchhaltung automatisieren?
Durch den Einsatz von OCR-Technologie, Workflows und digitaler Freigabeprozesse lassen sich viele wiederkehrende Aufgaben automatisieren, z. B. die digitale Belegerfassung, Zuordnung zu Kostenstellen oder die Übergabe ans ERP-System. iKLARO analysiert Ihre Buchhaltungsabläufe und implementiert die passenden Automatisierungen.
Muss ich für digitale Buchhaltung meine Software wechseln?
Nicht unbedingt. iKLARO setzt auf integrationsfähige Lösungen, die sich mit Ihren bestehenden Systemen wie SAP, DATEV oder Lexware verbinden lassen. So bleibt Ihre Infrastruktur erhalten, und die Digitalisierung funktioniert nahtlos im Hintergrund. Wir bieten eine große Auswahl an selbstentwickelten Schnittstellen sowie Partner Integrationen an. Jetzt Integrationen entdecken >
Ist digitale Buchhaltung GoBD- und DSGVO-konform?
Ja. Bei iKLARO legen wir großen Wert auf rechtssichere Umsetzung. Unsere Systeme und Prozesse erfüllen die Anforderungen an Revisionssicherheit, Unveränderbarkeit und Zugriffskontrolle, inklusive Protokollierung und revisionssicherer Archivierung.
Wie lange dauert die Umstellung auf eine digitale Finanzbuchhaltung?
Die Einführung hängt vom Umfang Ihrer Prozesse ab. Einzelne Module wie der Eingangsrechnungsprozess lassen sich oft in wenigen Wochen digitalisieren. Mit dem 360-Grad-Ansatz von iKLARO setzen wir die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung effizient, transparent und in Ihrem Tempo um.
Welche Buchhaltungsprozesse lassen sich digitalisieren?
Typische Prozesse sind: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Belegklassifizierung, digitale Archivierung, Vertrags- und Kundenakten, Bestellabwicklung und Lieferscheine. iKLARO bietet für jeden dieser Bereiche erprobte, flexible Lösungen, inklusive Integration in Ihr ERP-System.
Ist digitale Finanzbuchhaltung auch für kleine Unternehmen sinnvoll?
Absolut. Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren von der Digitalisierung Ihrer Finanzbuchhaltung durch mehr Effizienz, geringeren Kosten und besserer Übersicht. iKLARO bietet skalierbare Lösungen. Vom Einzelprozess bis zur vollautomatisierten Buchhaltungslandschaft setzen wir Ihre Digitalisierung gemeinsam um.
Was versteht man unter digitaler Finanzbuchhaltung?
Die digitale Finanzbuchhaltung bezeichnet die vollständige Umstellung klassischer Buchführungsprozesse auf digitale Systeme. Belege, Rechnungen und Zahlungen werden dabei elektronisch erfasst, automatisiert geprüft und GoBD-konform archiviert. Durch die Digitalisierung im Rechnungswesen lassen sich Abläufe beschleunigen, Fehlerquoten senken und Daten in Echtzeit auswerten. Unternehmen profitieren so von einer transparenten, effizienten und revisionssicheren Buchführung digital. Dies ist ein entscheidender Schritt in Richtung automatisierte Buchhaltung.
Wie kann ich Buchhaltungsbelege digital aufbewahren?
Belege können Sie mithilfe moderner Dokumentenmanagementsysteme digital aufbewahren und revisionssicher archivieren. Dabei werden Papierdokumente gescannt, als elektronische Belege gespeichert und automatisch den passenden Buchungsvorgängen zugeordnet. Wichtig ist die Einhaltung der GoBD-Anforderungen, also Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Zugriffsschutz. iKLARO unterstützt Sie mit automatisierten Workflows und zentraler digitaler Belegerfassung, sodass Ihre Buchhaltungsbelege digitalisiert und jederzeit auffindbar bleiben.