iKLARO

Digi­ta­li­sie­rung der Verwaltung

Warum Sie jetzt Ihre Verwaltungs­prozesse digitalisieren sollten

Ver­wal­tungs­auf­ga­ben sind das Rück­grat vie­ler Orga­ni­sa­tio­nen, doch sie bin­den häu­fig unnö­tig vie­le Res­sour­cen. Wenn ein­ge­hen­de Post manu­ell ver­teilt, Ver­trä­ge in Papier­ord­nern abge­legt oder Scha­den­mel­dun­gen per E‑Mail bear­bei­tet wer­den, ent­ste­hen Medi­en­brü­che, Ver­zö­ge­run­gen und unnö­ti­ger Aufwand.

Mit iKLA­RO digi­ta­li­sie­ren Sie Ihre Ver­wal­tungs­pro­zes­se sicher, struk­tu­riert und rechts­si­cher. Unse­re Lösun­gen schaf­fen Trans­pa­renz, ver­mei­den Papier­ber­ge und auto­ma­ti­sie­ren wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben, für mehr Effi­zi­enz, weni­ger Feh­ler und eine zukunfts­fä­hi­ge, papier­lo­se Verwaltung.

Star­ten Sie Ihre digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on in der Ver­wal­tung, mit einem kos­ten­frei­en Erstgespräch.

Ver­wal­tung digitalisieren

Heraus­forderungen ohne papier­lo­se Verwaltung

Vie­le Ver­wal­tungs­be­rei­che arbei­ten noch mit Papier­for­mu­la­ren, Excel-Lis­ten oder E‑Mail-Ket­ten. Was auf den ers­ten Blick ver­traut wirkt, erweist sich bei genaue­rem Hin­se­hen als inef­fi­zi­ent und nicht mehr zeitgemäß.

Hoher Zeit­auf­wand manu­el­ler Abläufe

Geneh­mi­gun­gen, Urlaubs­an­trä­ge oder Post­ein­gän­ge müs­sen oft mehr­fach geprüft, kopiert und wei­ter­ge­lei­tet wer­den, das kos­tet Stun­den statt Minuten.

Ver­teil­te Doku­men­te und feh­len­de Übersicht

Akten lie­gen auf ver­schie­de­nen Lauf­wer­ken, in Schrän­ken oder Post­ein­gän­gen. Ohne zen­tra­le Ver­wal­tung ent­ste­hen Such­zei­ten und dop­pel­te Arbeit.

Medi­en­brü­che und Systemwechsel

Infor­ma­tio­nen wer­den manu­ell über­tra­gen oder in unter­schied­li­chen Tools gepflegt. Dabei schlei­chen sich Feh­ler ein, die Pro­zes­se ver­zö­gern oder Ent­schei­dun­gen verfälschen.

Frei­ga­ben dau­ern zu lange

Unter­schrif­ten oder Geneh­mi­gun­gen blei­ben lie­gen, weil Mit­ar­bei­ten­de im Urlaub oder im Home­of­fice sind und das Doku­ment nur in Papier­form vorliegt.

Daten­schutz­ri­si­ken durch unge­si­cher­te Zugriffe

Ver­trau­li­che Unter­la­gen lan­den in fal­schen Hän­den oder wer­den unver­schlüs­selt per Mail ver­schickt. Das gefähr­det nicht nur den Daten­schutz, son­dern auch das Vertrauen. 

Feh­len­de Nach­ver­fol­gung und Fristenkontrolle

Abga­be­fris­ten, Ver­trags­ver­län­ge­run­gen oder Rück­mel­dun­gen wer­den leicht über­se­hen. Ohne auto­ma­ti­sier­te Erin­ne­rungs­sys­te­me dro­hen teu­re Versäumnisse.

Mit iKLA­RO digi­ta­li­sie­ren Sie Ihre Ver­wal­tungs­pro­zes­se struk­tu­riert, DSGVO-kon­form und ohne Systemchaos.

Erst­ge­spräch vereinbaren

Vor­tei­le der Prozess­automati­sierung in der Verwaltung

Eine digi­ta­le Ver­wal­tung ent­las­tet Mit­ar­bei­ten­de, spart Zeit und ver­bes­sert die Zusam­men­ar­beit zwi­schen Abtei­lun­gen. Beson­ders in inter­nen Ver­wal­tungs­ab­tei­lun­gen ent­ste­hen enor­me Effizienzgewinne.

Star­ten Sie mit iKLA­RO die Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Verwaltung.

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Weni­ger Verwaltungsaufwand

Auto­ma­ti­sier­te Abläu­fe spa­ren Zeit & Ressourcen. 

Mehr Sicher­heit & Compliance

Revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung & Zugriffskontrollen. 

Trans­pa­ren­te Abläufe

Zen­tra­le Doku­men­ta­ti­on & ein­fa­che Nachverfolgbarkeit. 

Wissens­sicherung

Pro­zes­se lau­fen auch bei Krank­heit oder Per­so­nal­wech­sel zuver­läs­sig weiter. 
Transparenz mit iKLARO beim digitalen Dokumentanemanagement

Fle­xi­bi­li­tät & Skalierbarkeit

Neue Pro­zes­se las­sen sich ein­fach integrieren. 

Die­se Verwaltungs­prozesse las­sen sich digitalisieren

Die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on in der Ver­wal­tung beginnt dort, wo täg­li­che Abläu­fe Zeit und Ner­ven kos­ten. Mit iKLA­RO digi­ta­li­sie­ren und auto­ma­ti­sie­ren Sie zen­tra­le Ver­wal­tungs­pro­zes­se, für mehr Effi­zi­enz, Sicher­heit und Trans­pa­renz im Arbeitsalltag.

Ihre Ver­wal­tung braucht Digi­ta­li­sie­rung? Wir beglei­ten Sie.

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Beleg­klassifizierung

Vie­le Ver­wal­tungs­be­rei­che ver­brin­gen täg­lich Zeit damit, Doku­men­te zu sich­ten und manu­ell zuzu­ord­nen. So gehts einfacher: 

  • Auto­ma­ti­sier­te Erken­nung und Zuord­nung ein­ge­hen­der Verwaltungsdokumente

  • KI-gestütz­te Klas­si­fi­ka­ti­on für weni­ger Fehler

  • Digi­ta­le Abla­ge für schnel­len Zugriff & bes­se­re Struktur

Scha­dens­ak­te

Bei der Bear­bei­tung von Scha­dens­mel­dun­gen kommt es oft zu Medi­en­brü­chen. Eine digi­ta­le Scha­dens­ak­te schafft Nach­voll­zieh­bar­keit und kla­re Prozesse.

  • Zen­tra­le Doku­men­ta­ti­on & digi­ta­le Eskalationslogik

  • Auto­ma­ti­sier­te Erin­ne­rung an Fris­ten & Prüfungen

  • Voll­stän­di­ge Über­sicht für Sach­be­ar­bei­ter & Führungskräfte

Fahr­zeug­ak­te

Ver­wal­tungs­pro­zes­se rund um Fir­men- oder Behör­den­fahr­zeu­ge erfor­dern rechts­si­che­re Doku­men­ta­ti­on und Über­blick über Termine.

  • Digi­ta­le Ver­wal­tung von War­tung, Ver­si­che­run­gen & Fahrzeugdaten

  • Fris­ten­ma­nage­ment & Erinnerungsfunktionen

  • DSGVO-kon­for­me Zugriffssteuerung

     

Post­ein­gangs­pro­zess

Ein­ge­hen­de Post digi­tal zu erfas­sen spart nicht nur Papier, son­dern auch Zeit und macht die Bear­bei­tung transparenter.

  • Auto­ma­ti­sier­te Digi­ta­li­sie­rung & Ver­tei­lung von Post

  • Voll­text­su­che & digi­ta­le Archivierung

  • Zen­tra­le Doku­men­ta­ti­on – ohne Aktenordner

Ver­trags­ma­nage­ment

Ver­trä­ge digi­tal zu ver­wal­ten schafft Klar­heit und hilft, Fris­ten ein­zu­hal­ten und Ver­ant­wort­lich­kei­ten zu dokumentieren.

  • Digi­ta­le Abla­ge mit Ver­sio­nie­rung & Zugriffssteuerung

  • Auto­ma­ti­sier­te Fristenüberwachung

  • Revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung & trans­pa­ren­te Übersicht

Digi­ta­le Unterschrift

Papier­aus­dru­cke, Post­ver­sand und Scans kos­ten Zeit. Digi­ta­le Signa­tu­ren beschleu­ni­gen Geneh­mi­gun­gen & Freigaben.

  • Rechts­gül­ti­ge Unter­zeich­nung von Beschei­den, Anträ­gen & Verträgen

  • Orts­un­ab­hän­gig & geräteübergreifend

  • Inte­grier­bar in Ihre Verwaltungsworkflows 

Wir ana­ly­sie­ren Ihre bestehen­den Ver­wal­tungs­struk­tu­ren und ent­wi­ckeln eine Digi­tal­stra­te­gie, die zu Ihrer Orga­ni­sa­ti­on, Ihren Pro­zes­sen und Ihrer Kul­tur passt.

Gemein­sam iden­ti­fi­zie­ren wir inef­fi­zi­en­te Abläu­fe, Medi­en­brü­che und Opti­mie­rungs­po­ten­zia­le – von der Akten­füh­rung bis zur Kommunikation.

Wir wäh­len die pas­sen­den Tools, Work­flows und Inte­gra­tio­nen aus, abge­stimmt auf Ihre Anfor­de­run­gen und vor­han­de­ne Sys­tem­land­schaft in Ihrer Verwaltung.

Die neu­en digi­ta­len Pro­zes­se wer­den tech­nisch umge­setzt und in Ihre vor­han­de­nen Sys­te­me eingebunden.

Wir unter­stüt­zen Sie und Ihr Ver­wal­tungs-Team bei der Umstel­lung, mit pra­xis­na­her Schu­lung, ver­ständ­li­cher Doku­men­ta­ti­on und Support.

Nach der Ein­füh­rung beglei­ten wir Sie wei­ter, opti­mie­ren Pro­zes­se im lau­fen­den Betrieb und stel­len sicher, dass Ihre Ver­wal­tungs­di­gi­ta­li­sie­rung lang­fris­tig erfolg­reich bleibt.

So digi­ta­li­siert iKla­ro Ihre Verwaltung

Mit unse­rem bewähr­ten 360-Grad-Ansatz machen wir Ihre Ver­wal­tung fit für die digi­ta­le Zukunft. Von der ers­ten Ana­ly­se bis zur lau­fen­den Betreu­ung beglei­ten wir Sie mit Blick auf Ihre täg­li­chen Her­aus­for­de­run­gen in der Verwaltung.

Sie möch­ten wis­sen, wie der 360-Grad-Ansatz auf Ihre Ver­wal­tungs­ab­tei­lung ange­wen­det wer­den kann?

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Erfah­run­gen unse­rer Kunden

„Unse­re Kun­den in der Ver­wal­tung berich­ten, dass sie durch die Digi­ta­li­sie­rung deut­lich weni­ger Zeit mit der Abla­ge, dem Suchen von Doku­men­ten und Frei­ga­be­pro­zes­sen ver­brin­gen und statt­des­sen schnel­ler und struk­tu­rier­ter arbeiten.“

Alexander-Hüging

Alex­an­der
Hüging

Lei­ter Ver­trieb & Beratung 

Wer profitiert von der Digitalisierung Ihrer Verwaltung?

Ver­wal­tungs­di­gi­ta­li­sie­rung bringt nicht nur effi­zi­en­te­re Pro­zes­se, son­dern spür­ba­re Vor­tei­le für alle Betei­lig­ten, von der Sach­be­ar­bei­tung bis zur Führungsebene.

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Sach­be­ar­bei­ten­de

Digi­ta­le Pro­zes­se redu­zie­ren Rou­ti­ne­auf­wand und schaf­fen Frei­raum für fach­li­che Aufgaben.

Füh­rungs­kräf­te

Dash­boards bie­ten Über­sicht über Vor­gän­ge und beschleu­ni­gen Entscheidungen.

IT-Abtei­lung

Stan­dar­di­sier­te Sys­te­me auto­ma­ti­sie­ren Abläu­fe und mini­mie­ren den Wartungsaufwand.

Com­pli­ance & Datenschutz

Revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung und Zugriffs­kon­zep­te erleich­tern die DSGVO-Umsetzung.

Mit­ar­bei­ten­de

Kla­re Pro­zes­se und schnel­le Bear­bei­tung ver­bes­sern Kom­mu­ni­ka­ti­on und Service.

 

Rene-Krumrück

Ver­wal­tung digitalisieren

mit iKLA­RO!

Schaf­fen Sie mit iKLA­RO eine papier­lo­se, pro­zess­au­to­ma­ti­sier­te Verwaltung.

Zur Ver­wal­tungs Digitalisierung

iKla­ro digi­ta­li­siert mehr als nur Ihre Verwaltung

HR
digi­ta­li­sie­ren

Buch­hal­tung digitalisieren

IT
digi­ta­li­sie­ren

QM
digi­ta­li­sie­ren

Ein­kauf digitalisieren

E‑Government digi­ta­li­sie­ren

Was Sie schon immer über die Digitali­sierung der Ver­wal­tung wis­sen wollten

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Ver­wal­tungs­pro­zes­se zu digi­ta­li­sie­ren bedeu­tet, ana­lo­ge Vor­gän­ge wie Post­ein­gang, Geneh­mi­gun­gen oder Akten­füh­rung in digi­ta­le Work­flows zu über­füh­ren. Statt Papier­for­mu­la­ren, E‑Mail-Ket­ten oder Excel-Lis­ten ent­ste­hen trans­pa­ren­te, auto­ma­ti­sier­te Abläu­fe, mit zen­tra­ler Doku­men­ten­ver­füg­bar­keit und kla­rer Auf­ga­ben­ver­tei­lung. iKLA­RO unter­stützt Sie dabei, die­se Pro­zes­se Schritt für Schritt zu digi­ta­li­sie­ren, rechts­kon­form, effi­zi­ent und zukunftssicher. 
Beson­ders geeig­net sind Pro­zes­se, die regel­mä­ßig, doku­men­ten­ba­siert oder mehr­stu­fig sind, z. B. Post­ein­gangs­ver­ar­bei­tung, Scha­dens­ma­nage­ment, Ver­trags­ver­wal­tung, Geneh­mi­gungs­work­flows oder das digi­ta­le Archiv. iKLA­RO ana­ly­siert gemein­sam mit Ihnen, wel­che Pro­zes­se das größ­te Poten­zi­al für Zeit­er­spar­nis und Struk­tur bieten. 
Ver­wal­tungs­pro­zes­se ohne Digi­ta­li­sie­rung sind oft lang­sam, feh­ler­an­fäl­lig und schwer nach­voll­zieh­bar. Medi­en­brü­che, Papier­ak­ten oder manu­el­le Ein­ga­ben brem­sen den All­tag. Die digi­ta­le Ver­wal­tung schafft kla­re Struk­tu­ren, spart Res­sour­cen und ver­bes­sert die Zusam­men­ar­beit. Mit iKLA­RO auto­ma­ti­sie­ren Sie wie­der­keh­ren­de Abläu­fe, für mehr Effi­zi­enz und weni­ger Verwaltungsaufwand. 
Eine papier­lo­se Ver­wal­tung redu­ziert manu­el­le Abläu­fe, spart Platz und macht Doku­men­te jeder­zeit digi­tal zugäng­lich. Sie stei­gert die Bear­bei­tungs­qua­li­tät, ver­bes­sert den Daten­schutz und erleich­tert den Zugriff, auch standort­über­grei­fend. iKLA­RO hilft Ihnen beim Auf­bau eines GoBD-kon­for­men, digi­ta­len Dokumentenmanagements. 
Das hängt vom Umfang ab, aber oft las­sen sich ers­te Pro­zes­se wie die digi­ta­le Scha­dens­ak­te oder Post­ver­tei­lung in weni­gen Wochen umset­zen. iKLA­RO setzt auf einen 360°-Ansatz mit ska­lier­ba­rer Ein­füh­rung und enger Begleitung. 
Ja. Eine kom­plett neue Soft­ware ist nicht zwin­gend nötig. Unse­re Lösun­gen sind tech­no­lo­gie­of­fen und las­sen sich in bestehen­de Sys­te­me wie SAP, DMS oder Fach­ver­fah­ren inte­grie­ren, ohne Medi­en­brü­che. iKLA­RO sorgt für naht­lo­se Schnitt­stel­len und effi­zi­en­te Datenflüsse. 
Die Dau­er hängt stark vom Umfang und den bestehen­den Struk­tu­ren ab. Ein­zel­ne Ver­wal­tungs­pro­zes­se, wie z. B. Post­ein­gang oder Ver­trags­ma­nage­ment, las­sen sich oft in weni­gen Wochen digi­ta­li­sie­ren. Grö­ße­re Trans­for­ma­ti­ons­pro­jek­te mit meh­re­ren Abtei­lun­gen benö­ti­gen meh­re­re Mona­te. iKLA­RO arbei­tet in struk­tu­rier­ten Pha­sen, von der Ana­ly­se bis zur Ein­füh­rung und passt das Pro­jekt an Ihre Res­sour­cen und Prio­ri­tä­ten an. So bleibt die Digi­ta­li­sie­rung plan­bar und skalierbar. 
Ja, mit der rich­ti­gen Umset­zung erfül­len digi­ta­le Ver­wal­tungs­pro­zes­se alle Anfor­de­run­gen der DSGVO und GoBD. Dazu gehö­ren unter ande­rem revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung, Pro­to­kol­lie­rung, Zugriffs­be­schrän­kun­gen und Daten­schutz­maß­nah­men. iKLA­RO sorgt bei allen Pro­jek­ten dafür, dass Ihre Pro­zes­se nicht nur digi­tal, son­dern auch rechts­si­cher umge­setzt wer­den, inklu­si­ve Daten­schutz­kon­zept und tech­ni­scher Compliance.