iKLARO

HR Digi­ta­li­sie­rung

Warum Sie jetzt Ihre HR-Prozesse digitalisieren sollten

Die Digi­ta­li­sie­rung von HR-Pro­zes­sen ist längst kein optio­na­les Pro­jekt mehr, sie ist der Schlüs­sel zu einer effi­zi­en­te­ren, trans­pa­ren­ten und mit­ar­bei­ter­freund­li­chen Per­so­nal­ab­tei­lung. Vie­le Unter­neh­men kämp­fen noch mit papier­ba­sier­ten Akten, Excel-Lis­ten oder E‑Mail-Flu­ten bei Bewer­bun­gen. Das kos­tet Zeit, erzeugt Feh­ler und belas­tet die HR-Teams unnötig.

Mit einer digi­ta­len HR-Ver­wal­tung spa­ren Sie nicht nur Res­sour­cen, son­dern schaf­fen struk­tu­rier­te, DSGVO-kon­for­me Pro­zes­se, die vom Bewer­ber­ma­nage­ment bis zur digi­ta­len Per­so­nal­ak­te durch­gän­gig und ska­lier­bar funk­tio­nie­ren. iKLA­RO unter­stützt Sie bei der siche­ren, nach­hal­ti­gen und pra­xis­na­hen Digi­ta­li­sie­rung Ihres Personalmanagements.

Machen Sie jetzt den ers­ten Schritt zum digi­ta­li­sier­ten Per­so­nal­we­sen. Star­ten Sie mit einem kos­ten­frei­en Erstgespräch.

HR-Pro­zes­se digitalisieren

Heraus­forderungen ohne digi­ta­le HR-Prozesse

Die HR-Digi­ta­li­sie­rung bie­tet enor­mes Poten­zi­al, doch vie­le Unter­neh­men set­zen noch auf papier­ba­sier­te oder manu­el­le Pro­zes­se. Die­se wir­ken zwar ver­traut, sind aber oft inef­fi­zi­ent, feh­ler­an­fäl­lig und schwer ska­lier­bar. Medi­en­brü­che, feh­len­de Trans­pa­renz und Unsi­cher­hei­ten beim Daten­schutz erschwe­ren die täg­li­che Arbeit und brem­sen die Wei­ter­ent­wick­lung der HR-Abteilung.

Zeit­fres­ser statt Effizienz

Per­so­nal­ab­tei­lun­gen kämp­fen mit Papier­ak­ten, Excel-Lis­ten und E‑Mail-Cha­os. Das kos­tet wert­vol­le Zeit, die für stra­te­gi­sche HR-Arbeit fehlt.

Feh­len­de Über­sicht & Dateninseln

Bewer­bun­gen, Ver­trä­ge, Krank­mel­dun­gen, alles liegt an unter­schied­li­chen Orten. Ohne zen­tra­le Daten­hal­tung fehlt der kla­re Überblick. 

Daten­schutz auf wack­li­gen Beinen

Sen­si­ble Mit­ar­bei­ter­da­ten sind oft nicht revi­si­ons­si­cher archi­viert oder nur unzu­rei­chend geschützt. Das ist ein ech­tes Risiko. 

Medi­en­brü­che und dop­pel­te Arbeit

Zwi­schen Bewer­bung, Onboar­ding und Akten­pfle­ge kommt es zu Sys­tem­wech­seln, manu­el­len Über­tra­gun­gen und unnö­ti­ger Redundanz. 

Kei­ne automati­sierten Workflows

Wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben wie Ver­trags­er­stel­lung, Onboar­ding oder Stamm­da­ten­pfle­ge bin­den Res­sour­cen, obwohl sie längst digi­tal auto­ma­ti­siert wer­den könnten. 

Sor­ge vor Veränderung

Vie­le Mit­ar­bei­ten­de fürch­ten, durch digi­ta­le Sys­te­me über­for­dert zu wer­den oder den direk­ten Kon­takt zu verlieren. 

Lösen Sie Ihre Her­aus­for­de­run­gen, indem Sie mit iKLA­RO in eine digi­ta­le HR-Zukunft starten.

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Vor­tei­le digi­ta­li­sier­ter HR-Prozesse

Mit der Digi­ta­li­sie­rung Ihrer HR-Pro­zes­se schaf­fen Sie nicht nur effi­zi­en­te­re Abläu­fe, son­dern ent­las­ten Ihr Team spür­bar und ver­bes­sern gleich­zei­tig die Daten­qua­li­tät. Ein digi­ta­les Per­so­nal­ma­nage­ment ermög­licht eine zen­tra­le Ver­wal­tung, auto­ma­ti­sier­te Work­flows und eine bes­se­re Zusam­men­ar­beit zwi­schen HR, Füh­rungs­kräf­ten und Mitarbeitenden.

Gestal­ten Sie Ihre HR-Arbeit effi­zi­en­ter, mit digi­ta­len Pro­zes­sen von iKLARO.

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Effizienz­steigerung

Auto­ma­ti­sier­te HR-Pro­zes­se redu­zie­ren Feh­ler­quel­len und HR-Kapa­zi­tät wird frei. 

Daten­schutz & Compliance

DSGVO- und GoBD-kon­for­me Ver­ar­bei­tung sen­si­bler Mitarbeiterdaten. 

Bes­se­re Mitarbeiter-erfahrung

Kla­re Abläu­fe, trans­pa­ren­te Kom­mu­ni­ka­ti­on, ein­fa­che Nutzung. 

Zen­tra­le Datenverfügbarkeit

Alle Infor­ma­tio­nen auf einen Blick, jeder­zeit und standortunabhängig. 
Transparenz mit iKLARO beim digitalen Dokumentanemanagement

Ska­lier­bar­keit

Ihre digi­ta­len HR-Pro­zes­se wach­sen mit, neue Abläu­fe las­sen sich fle­xi­bel integrieren. 

Die­se HR-Pro­zes­se las­sen sich digitalisieren

Mit digi­ta­len HR-Pro­zes­sen ent­las­ten Sie Ihre Per­so­nal­ab­tei­lung, ver­bes­sern die Daten­qua­li­tät und mini­mie­ren manu­el­le Feh­ler. Im Fol­gen­den sehen Sie, wel­che Pro­zes­se beson­ders häu­fig digi­ta­li­siert wer­den, inklu­si­ve typi­scher Her­aus­for­de­run­gen und spür­ba­rer Verbesserungen.

Möch­ten Sie erfah­ren, wel­che die­ser Pro­zes­se in Ihrem Unter­neh­men das größ­te Poten­zi­al bieten?

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Beleg­klassifizierung

Vie­le HR-Abtei­lun­gen ver­brin­gen täg­lich Zeit damit, ein­ge­hen­de Doku­men­te manu­ell zu sich­ten, ein­zu­ord­nen und zu ver­tei­len. Eine digi­ta­le Beleg­klas­si­fi­zie­rung sorgt hier für spür­ba­re Entlastung.

  • Auto­ma­ti­sche Erken­nung von z. B. Arbeits­ver­trä­gen oder Bescheinigungen
  • KI-gestütz­te Zuord­nung zum pas­sen­den Mitarbeitervorgang
  • Weni­ger Such­auf­wand und Feh­ler bei der Ablage

Digi­ta­le Personalakte

Papier­ba­sier­te Per­so­nal­ak­ten sind feh­ler­an­fäl­lig, schwer auf­find­bar und nicht DSGVO-kon­form. Eine digi­ta­le Per­so­nal­ak­te schafft Trans­pa­renz und Ordnung.

  • Zen­tra­le Ver­wal­tung aller Mitarbeiterdokumente
  • Geset­zes­kon­for­me Abla­ge mit Protokollierung
  • Siche­re Zugriffs­steue­rung mit Benutzerrechten

Kun­den- & Vertragsakten 

Ver­trä­ge mit exter­nen Dienst­leis­tern oder frei­en Mit­ar­bei­ten­den wer­den oft dezen­tral oder unsys­te­ma­tisch ver­wal­tet. Das kann recht­li­che Risi­ken bergen.

  • Struk­tu­rier­te und rechts­si­che­re Abla­ge exter­ner Vertragsverhältnisse
  • Auto­ma­ti­sier­te Fris­ten- und Laufzeitüberwachung
  • Digi­ta­le Archi­vie­rung mit Revisionssicherheit

Per­so­nal­ar­chiv

Gera­de bei Ex-Mit­ar­bei­tern ist der Zugriff auf alte Unter­la­gen oft auf­wen­dig oder lücken­haft. Ein digi­ta­les Archiv schafft hier Abhilfe.

  • DSGVO-kon­for­me, lang­fris­ti­ge Auf­be­wah­rung sen­si­bler Daten
  • Ein­fa­ches Auf­fin­den durch intel­li­gen­te Suchfunktionen
  • Schutz vor Daten­ver­lust und unbe­fug­tem Zugriff

Mitarbeiter­stammdaten­prozess

Die manu­el­le Pfle­ge von Stamm­da­ten führt häu­fig zu Feh­lern und dop­pel­ten Daten­sät­zen. Mit digi­ta­len Pro­zes­sen las­sen sich die­se Auf­ga­ben zen­tra­li­sie­ren und automatisieren. 
  • Pfle­ge und Aktua­li­sie­rung durch HR oder Mit­ar­bei­ten­de im Self-Service
  • Auto­ma­ti­sier­te Pro­zes­se für Änderungsbenachrichtigungen
  • Inte­gra­ti­on in bestehen­de HR-Sys­te­me möglich

Onboar­ding-Pro­zess

Feh­len­de Unter­la­gen oder unkla­re Zustän­dig­kei­ten sor­gen beim Onboar­ding oft für Frust. Eine digi­ta­le Lösung bringt Struk­tur und Transparenz.

  • Zen­tra­le Steue­rung des gesam­ten Einarbeitungsprozesses
  • Auto­ma­ti­sier­te Auf­ga­ben- und Dokumentenverteilung
  • Direk­te Anbin­dung zur Benut­zer- und Rechtevergabe

Bewerber­management

Excel-Lis­ten, E‑Mail-Cha­os und feh­len­de Stan­dards machen Bewer­bungs­pro­zes­se inef­fi­zi­ent. Ein digi­ta­les Bewer­ber­ma­nage­ment löst genau die­se Probleme.

  • Digi­ta­le Erfas­sung aller Bewer­ber­da­ten an einem Ort
  • Trans­pa­ren­te Pro­zess­schrit­te mit Zeit­stem­peln und Protokollen
  • DSGVO-kon­for­me Archi­vie­rung oder Löschung

Digi­ta­le Unterschrift

Ver­trä­ge aus­zu­dru­cken, zu unter­schrei­ben und zu scan­nen ist umständ­lich und ver­zö­gert Abläu­fe. Digi­ta­le Unter­schrif­ten machen Ihre Pro­zes­se medienbruchfrei.

  • Rechts­gül­ti­ge Unter­zeich­nung von Doku­men­ten in Sekunden
  • Unter­schrift von über­all mit jedem Endgerät
  • Opti­mier­te Pro­zes­se ohne Post­weg oder Scanaufwand

 

Wir ver­ste­hen Ihre Aus­gangs­la­ge, defi­nie­ren gemein­sam Zie­le und ent­wi­ckeln eine rea­lis­ti­sche Digi­tal­stra­te­gie für Ihre Personalabteilung.

Wir ana­ly­sie­ren sämt­li­che rele­van­ten HR-Abläu­fe, von Bewer­bun­gen über Onboar­ding bis hin zu Per­so­nal­ak­ten und iden­ti­fi­zie­ren Medi­en­brü­che, Poten­zia­le und Schnitt­stel­len zu bestehen­den Systemen.

Wir wäh­len die pas­sen­den Sys­te­me und Pro­zess­ab­läu­fe für Ihre HR Abtei­lung aus um Per­so­nal­ak­ten, Bewer­ber­ma­nage­ment oder Signa­tu­ren zu digitalisieren.

Wir set­zen die geplan­ten Tools tech­nisch um, pas­sen sie indi­vi­du­ell an und sor­gen für eine rei­bungs­lo­se Inte­gra­ti­on in Ihre bestehen­de Systemlandschaft.

Wir sor­gen für eine struk­tu­rier­te Ein­füh­rung der neu­en Pro­zes­se und schu­len Ihre HR-Mit­ar­bei­ten­den, damit die­se die digi­ta­len Tools sicher und gern nutzen.

Nach dem Go-live beglei­ten wir Sie aktiv wei­ter, opti­mie­ren Pro­zes­se im lau­fen­den Betrieb und stel­len sicher, dass Ihre HR-Digi­ta­li­sie­rung lang­fris­tig erfolg­reich bleibt.

So digi­ta­li­siert iKLA­RO Ihre HR-Prozesse

Mit unse­rem 360-Grad-Ansatz beglei­ten wir Sie durch die Digi­ta­li­sie­rung Ihres Per­so­nal­we­sens. So ent­steht eine Digi­ta­le HR-Trans­for­ma­ti­on, die zu Ihrer Orga­ni­sa­ti­on passt, rechts­si­cher funk­tio­niert und von den Mit­ar­bei­ten­den ange­nom­men wird.

Sie möch­ten wis­sen, wie der 360-Grad-Ansatz auf Ihre Per­so­nal­ab­tei­lung ange­wen­det wer­den kann?

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Erfah­run­gen unse­rer Kunden

„Unse­re Kun­den schät­zen beson­ders die Klar­heit in unse­ren Pro­zes­sen, die schnel­le Umset­zung und die Ent­las­tung im All­tag. Vie­le berich­ten, dass durch die digi­ta­le Per­so­nal­ak­te, das auto­ma­ti­sier­te Onboar­ding und die cle­ve­ren Work­flows end­lich mehr Zeit für das Wesent­li­che bleibt.“

Alexander-Hüging

Alex­an­der
Hüging

Lei­ter Ver­trieb & Beratung 

Wer profitiert von digitalisierten HR-Prozessen?

Digi­ta­les Per­so­nal­ma­nage­ment ent­las­tet die HR-Abtei­lung, ver­bes­sert die Zusam­men­ar­beit und schafft Trans­pa­renz im gesam­ten Unternehmen.

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Personal­verant­wortliche

Weni­ger Admi­nis­tra­ti­on, mehr Zeit für Recrui­ting, Mit­ar­bei­ter­bin­dung und stra­te­gi­sche HR-Arbeit.

Geschäfts­führung

Zen­tra­le HR-Kenn­zah­len, aktu­el­le Reports und Trends ste­hen jeder­zeit digi­tal zur Verfügung.

Mitarbei­tende

Vom Onboar­ding bis zur digi­ta­len Per­so­nal­ak­te ent­ste­hen schnel­le, kla­re und nut­zer­freund­li­che Abläufe.

IT & Compliance

DSGVO- und GoBD-kon­for­me HR-Sys­te­me sor­gen für Sicher­heit, kla­re Berech­ti­gun­gen und gerin­ge­ren Supportaufwand.

Füh­rungs­kräf­te & Teamleiter

HR-Pro­zes­se wie Urlaubs­frei­ga­ben oder Ziel­ver­ein­ba­run­gen lau­fen digi­tal und nach­voll­zieh­bar ab.

Rene-Krumrück

HR-Pro­zes­se digitalisieren

mit iKLA­RO!

Las­sen Sie uns gemein­sam her­aus­fin­den, wie Ihre Per­so­nal­ab­tei­lung digi­ta­ler, effi­zi­en­ter und zukunfts­fä­hi­ger wird.

Zur HR Digitalisierung

iKla­ro digi­ta­li­siert mehr als nur HR

Ver­wal­tung
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IT
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E‑Government digi­ta­li­sie­ren

Was Sie schon immer über HR-Digi­ta­li­­sie­rung wis­sen wollten

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Unter HR-Digi­ta­li­sie­rung ver­steht man die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on von Pro­zes­sen im Per­so­nal­we­sen, von der digi­ta­len Per­so­nal­ak­te über das Bewer­ber­ma­nage­ment bis hin zu auto­ma­ti­sier­ten Onboar­ding-Pro­zes­sen. Ziel ist es, die Effi­zi­enz zu stei­gern, Medi­en­brü­che zu ver­mei­den und per­so­nal­be­zo­ge­ne Daten rechts­si­cher zu ver­wal­ten. Digi­ta­le HR-Pro­zes­se schaf­fen Trans­pa­renz und ent­las­ten das HR-Team im Tagesgeschäft. 
Grund­sätz­lich las­sen sich alle doku­men­ten­ba­sier­ten und wie­der­keh­ren­den Pro­zes­se in der Per­so­nal­ab­tei­lung digi­ta­li­sie­ren. Dazu zäh­len u. a. die Ver­wal­tung von Per­so­nal­ak­ten, Bewer­ber­ma­nage­ment, Ver­trags­we­sen, Onboar­ding, Stamm­da­ten­pfle­ge oder die digi­ta­le Unter­schrift. Die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on im HR schafft kla­re Struk­tu­ren und auto­ma­ti­sier­te Abläu­fe, die den admi­nis­tra­ti­ven Auf­wand deut­lich senken. 
Die Dau­er hängt stark vom Umfang der gewünsch­ten Digi­ta­li­sie­rung ab. Ers­te HR-Work­flows las­sen sich oft schon in weni­gen Wochen rea­li­sie­ren, z. B. digi­ta­le Per­so­nal­ak­ten oder ein auto­ma­ti­sier­tes Bewer­ber­ma­nage­ment. Mit iKLA­RO gehen Sie Schritt für Schritt vor und pro­fi­tie­ren von einem struk­tu­rier­ten, ska­lier­ba­ren Projektansatz. 
Ja. Daten­schutz hat bei der Digi­ta­li­sie­rung von HR-Pro­zes­sen obers­te Prio­ri­tät. Unse­re Lösun­gen ent­spre­chen den Anfor­de­run­gen der DSGVO, bie­ten Zugriffs­schutz, Pro­to­kol­lie­rung und revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung. So stel­len Sie sicher, dass sen­si­ble Mit­ar­bei­ter­da­ten jeder­zeit sicher und geset­zes­kon­form ver­ar­bei­tet werden. 
Nicht zwangs­läu­fig. Unse­re Lösun­gen sind tech­no­lo­gie­of­fen und las­sen sich in bestehen­de Sys­te­me wie SAP, DATEV, DMS oder ande­re HR-Platt­for­men inte­grie­ren. Das bedeu­tet: Sie digi­ta­li­sie­ren Ihre HR-Pro­zes­se, ohne Ihre gewohn­te IT-Land­schaft kom­plett umstel­len zu müssen. 
Weil moder­ne HR-Arbeit schnel­le, fle­xi­ble und trans­pa­ren­te Pro­zes­se erfor­dert, nicht nur für das HR-Team, son­dern auch für Füh­rungs­kräf­te und Mit­ar­bei­ten­de. In Zei­ten von Fach­kräf­te­man­gel, Home­of­fice und stei­gen­den Com­pli­ance-Anfor­de­run­gen ist eine digi­ta­le Per­so­nal­ver­wal­tung ein ech­ter Wett­be­werbs­vor­teil. Unter­neh­men, die früh­zei­tig in digi­ta­le HR-Pro­zes­se inves­tie­ren, sind lang­fris­tig effi­zi­en­ter und attrak­ti­ver als Arbeitgeber. 
Häu­fig wird zu tech­nisch gedacht und die Akzep­tanz der Mit­ar­bei­ten­den unter­schätzt. Auch das Feh­len einer kla­ren Stra­te­gie oder unzu­rei­chen­de Schu­lung füh­ren dazu, dass digi­ta­le Lösun­gen nicht genutzt wer­den. Mit iKLA­RO ver­mei­den Sie die­se Feh­ler, durch struk­tu­rier­te Work­shops, ver­ständ­li­che Pro­zes­se und pra­xis­na­he Umsetzung. 
Digi­ta­le Unter­schrif­ten sind rechts­gül­tig, fäl­schungs­si­cher und DSGVO-kon­form. Sie ermög­li­chen das digi­ta­le Unter­zeich­nen von Arbeits­ver­trä­gen, Ver­ein­ba­run­gen und HR-Doku­men­ten, jeder­zeit, von jedem Ort und ohne Medi­en­bruch. So spa­ren Sie Zeit, Kos­ten und erhö­hen die Nachvollziehbarkeit. 
Ein papier­lo­ses HR-Büro redu­ziert Such­zei­ten, beschleu­nigt die Bear­bei­tung von Vor­gän­gen und sorgt für mehr Ord­nung und Trans­pa­renz. Alle rele­van­ten Doku­men­te sind zen­tral ver­füg­bar, jeder­zeit abruf­bar und sicher archi­viert. Gleich­zei­tig wird die Zusam­men­ar­beit im Team und mit ande­ren Abtei­lun­gen ver­bes­sert, auch standortübergreifend. 
Wir beglei­ten Sie von der Ana­ly­se Ihrer bestehen­den Pro­zes­se über die Aus­wahl pas­sen­der Tools bis hin zur Umset­zung und Schu­lung Ihrer Mit­ar­bei­ten­den. Dabei set­zen wir auf einen bewähr­ten 360-Grad-Ansatz, der nicht nur tech­ni­sche, son­dern auch orga­ni­sa­to­ri­sche und mensch­li­che Aspek­te der HR-Digi­ta­li­sie­rung berücksichtigt.