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Erstgespräch

Digi­ta­les Dokumenten-management 

Dokumente digitalisieren, verwalten und archivieren

Papier­ber­ge, lang­wie­ri­ge Frei­ga­ben und ver­al­te­te Abla­ge­struk­tu­ren sind in vie­len Unter­neh­men noch All­tag. Dabei ist der Schritt zum papier­lo­sen Büro heu­te ein­fa­cher als je zuvor und der Nut­zen enorm. Mit einem digi­ta­len Doku­men­ten­ma­nage­ment stei­gern Sie die Effi­zi­enz, ver­bes­sern die Nach­voll­zieh­bar­keit und erfül­len gleich­zei­tig recht­li­che Anfor­de­run­gen wie die GoBD.

iKLA­RO unter­stützt Sie dabei, ana­lo­ge Doku­men­ten­pro­zes­se zu digi­ta­li­sie­ren, zu auto­ma­ti­sie­ren und zen­tral zu steu­ern. Wir schaf­fen eine digi­ta­le Doku­men­ten­ver­wal­tung, vom Rech­nungs­ein­gang über die Per­so­nal­ak­te bis hin zur digi­ta­len Archi­vie­rung. Wir inte­grie­ren digi­ta­le Anwen­dun­gen in Ihre Sys­tem­land­schaft und erleich­tern damit Ihren Arbeitsalltag.

Las­sen Sie uns gemein­sam Ihre Doku­men­ten­pro­zes­se digitalisieren.

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Welches Dokumenten-management möchten Sie digitalisieren?

Digi­ta­le Belergerfassung

Digi­ta­le Akte

Digi­ta­le Archivierung

Digi­ta­le Unterschrift

Digi­ta­le Belegerfassung

Bele­ge auto­ma­tisch erken­nen, aus­le­sen und direkt verarbeiten

Jeden Tag gehen Rech­nun­gen, Lie­fer­schei­ne und For­mu­la­re ein und wer­den oft noch manu­ell sor­tiert, ein­ge­ge­ben und abge­legt. Das kos­tet nicht nur Zeit, son­dern birgt auch ein hohes Feh­ler­po­ten­zi­al. Die digi­ta­le Beleg­erfas­sung ersetzt die­se ana­lo­gen Arbeits­schrit­te durch auto­ma­ti­sier­te Abläu­fe. Ihre Bele­ge wer­den zen­tral erfasst, auto­ma­tisch klas­si­fi­ziert, aus­ge­le­sen und direkt in Ihre digi­ta­le Buch­hal­tung oder Ihr ERP-Sys­tem überführt.

Wir hel­fen Ihnen dabei Papier­do­ku­men­te, PDFs oder E‑Rechnungen zu digi­ta­li­sie­ren und zu auto­ma­ti­sie­ren, ohne Medi­en­brü­che. Damit Ihre Doku­men­ten­ma­nage­ment in Zukunft schnell und feh­ler­frei abläuft.

Jetzt Beleg­erfas­sung auto­ma­ti­sie­ren.

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Beleg­klas­si­fi­zie­rung

Ein­ge­hen­de Doku­men­te, wie Rech­nung, Ver­trag oder Lie­fer­schein wer­den erkennt und auto­ma­tisch dem rich­ti­gen Vor­gang oder Pro­zess zuge­ord­net. Die Zuord­nung erfolgt mit­hil­fe künst­li­cher Intel­li­genz und ist dadurch schnell, zuver­läs­sig und den­noch GoBD-konform.

Belegaus­le­sung

Rech­nun­gen und ande­re Bele­ge wer­den auto­ma­ti­siert erfasst, inklu­si­ve aller rele­van­ten Daten wie Beträ­ge, Posi­tio­nen, Lie­fe­rant oder Bestell­num­mer. Die Aus­le­sung mit mit­tels KI, für eine naht­lo­se Über­ga­be an Buch­hal­tungs- oder ERP-Systeme.

Per­so­nal­ak­ten

Mit­ar­bei­ter­do­ku­men­te wer­den digi­tal ver­wal­tet, daten­schutz­kon­form archi­viert und ste­hen HR jeder­zeit zen­tral zur Verfügung.

Scha­dens­ak­te

Scha­dens­fäl­le las­sen sich digi­tal erfas­sen, doku­men­tie­ren und nach­ver­fol­gen mit Eska­la­ti­ons­lo­gik und direk­ter Anbin­dung an das Schadensmanagement.

Grund­stücks­ak­ten

Doku­men­te wie Kauf­ver­trä­ge, Lage­plä­ne oder Geneh­mi­gun­gen wer­den sicher und struk­tu­riert digi­tal gespei­chert, ide­al für Ihr Immobilienmanagement.

Kun­den­ak­ten

Alle kun­den­be­zo­ge­nen Doku­men­te befin­den sich an einem zen­tra­len Ort und las­sen sich ein­fach in Ihr CRM inte­grie­ren. Durch kla­re Zugriffs­rech­te bleibt alles DSGVO-konform.

Ver­trags­ak­ten

Digi­ta­le Ver­wal­tung aller Ver­trä­ge mit Fris­ten­über­wa­chung, auto­ma­ti­schen Erin­ne­run­gen und naht­lo­ser Inte­gra­ti­on in Ihr Vertragsmanagementsystem.

Digi­ta­le Akten

Alle Infor­ma­tio­nen digi­tal, struk­tu­riert und jeder­zeit abrufbar

Digi­ta­le Akten sind die Grund­la­ge moder­ner Doku­men­ten­ver­wal­tung. Statt Papier­ord­nern, E‑Mail-Anhän­gen und ver­streu­ten Datei­en wer­den Infor­ma­tio­nen zen­tral, sicher und struk­tu­riert abge­legt. Mit iKLA­RO kön­nen Sie Akten digi­ta­li­sie­ren, intel­li­gent ver­wal­ten und direkt in Ihre Pro­zes­se inte­grie­ren, etwa im Per­so­nal­we­sen, Kun­den­ser­vice oder der Buchhaltung. 

Das Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem bil­det dabei den zen­tra­len Doku­men­ten­pool Ihres Unter­neh­mens: Alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen wer­den an einem Ort sicher auf­be­wahrt, mit kla­ren Berech­ti­gun­gen ver­se­hen und geset­zes­kon­form archi­viert. Fach­soft­ware kann dar­auf zugrei­fen, ohne selbst zur Abla­ge­stel­le zu wer­den. So behal­ten Sie sys­tem­über­grei­fend vol­le Kon­trol­le, Trans­pa­renz und Sicherheit. 

Durch die digi­ta­le Doku­men­ten­ver­wal­tung erhal­ten Sie schnel­len Zugriff auf all Ihre Akten und kön­nen Berech­ti­gun­gen zuwei­sen. Dadurch bleibt Ihr Doku­men­ten­ma­nage­ment DSGVO- und GoBD-konform.

Jetzt Akten digitalisieren.

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Digi­ta­le Archivierung

Doku­men­te revi­si­ons­si­cher, dau­er­haft und rechts­kon­form speichern

Eine digi­ta­le Archi­vie­rung sorgt dafür, dass Ihre Unter­la­gen GoBD-kon­form, DSGVO-sicher und jeder­zeit nach­voll­zieh­bar abge­legt sind. Statt Papier­ak­ten, ver­teil­ten Abla­gen oder unsor­tier­ten Akten­schrän­ken, nut­zen Sie eine struk­tu­rier­te digi­ta­le Doku­men­ten­ver­wal­tung. Wir stel­len Ihnen eine Lang­zeit­ar­chi­vie­rung zur Ver­fü­gung, die durch­such­bar, geschützt und inte­gra­ti­ons­fä­hig ist.

iKLA­RO hilft Ihnen, gesetz­li­che Vor­ga­ben ein­zu­hal­ten und gleich­zei­tig Ihre inter­nen Abläu­fe zu ver­ein­fa­chen. Ide­al für HR, Ver­wal­tung, Qua­li­täts­ma­nage­ment oder den Einkauf.

Jetzt Ihre Doku­men­te GoBD-kon­form archivieren.

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Per­so­nal­ar­chiv

Auto­ma­ti­sier­te Erfas­sung von Rech­nungs­da­ten mit OCR oder unter­stützt mit KI, wenn E‑Rech­nungs-For­ma­te nicht durch­gän­gig im Ein­satz sind. 

Labor­da­ten­ar­chiv

Zen­tra­le und daten­schutz­kon­for­me Abla­ge aller geschäfts­re­le­van­ten Dokumente.

Fahr­zeug­ak­te

Digi­ta­les Archiv für War­tungs­un­ter­la­gen, Ver­si­che­run­gen und Fahr­zeug­do­ku­men­te. Die Infor­ma­tio­nen sind durch­such­bar, sicher gespei­chert und auditfähig.

Rechts­gül­tig & GoBD-kon­form

Sie erfüllt alle recht­li­chen Anfor­de­run­gen, ist sicher, prüf­bar und DSGVO-konform.

Schnel­ler Abschluss von Dokumenten

Ver­trä­ge, Anträ­ge oder Frei­ga­ben las­sen sich in Minu­ten statt Tagen finalisieren.

Ein­fach & orts­un­ab­hän­gig nutzbar

Unter­schrei­ben Sie digi­tal: im Büro, im Home­of­fice oder mobil per Smartphone.

Naht­lo­se Inte­gra­ti­on in bestehen­de Systeme

Die digi­ta­le Signa­tur lässt sich direkt in Ihre Work­flows, DMS- oder ERP-Lösun­gen einbinden.

Papier­los & effizient

Kein Aus­dru­cken, Scan­nen oder Ver­sen­den mehr. Spa­ren Sie Bear­bei­tungs­zeit und Ressourcen.

Für alle Anwendungsfälle

Nut­zen Sie die elek­tro­ni­sche Signa­tur für ein­fa­che, fort­ge­schrit­te­ne und qua­li­fi­zier­te Unter­schrif­ten aber auch für bio­me­tri­sche oder zen­tra­le Massensignaturverfahren.

Digi­ta­le Unterschrift

Doku­men­te jeder­zeit, schnell und digi­tal unterschreiben

Die digi­ta­le Unter­schrift ermög­licht es, Doku­men­te voll­stän­dig elek­tro­nisch und rechts­gül­tig zu unter­zeich­nen, ohne Aus­druck, Scan oder Post­ver­sand. Was frü­her auf Papier erfol­gen muss­te, funk­tio­niert heu­te schnell, nach­voll­zieh­bar und GoBD-kon­form. Sie kön­nen alle rele­van­ten Inhal­te, wie Ver­trä­ge, Ver­ein­ba­run­gen, HR-Doku­men­te oder Bestel­lun­gen digi­tal unter­schrei­ben und direkt im Sys­tem ablegen.

iKLA­RO hilft Ihnen dabei, die digi­ta­le Signa­tur naht­los in Ihre bestehen­den Pro­zes­se zu inte­grie­ren. Sie erhal­ten eine Anwen­dung, mit der Sie unkom­pli­ziert eine digi­ta­le Signa­tur erstel­len, Frei­ga­ben auto­ma­ti­sie­ren und elek­tro­nisch signie­ren kön­nen. Die Unter­schrift erfolgt brow­ser­ba­siert, ist für mobi­le End­ge­rä­te opti­miert und erfüllt alle Anfor­de­run­gen an Daten­schutz und Rechtssicherheit.

Sie möch­ten eine ein­zel­ne Unter­schrift digi­ta­li­sie­ren oder ein kom­plet­tes Signa­tur­sys­tem ein­füh­ren? iKLA­RO beglei­tet Sie bei Ein­füh­rung, Schu­lung und Ska­lie­rung. 

Jetzt digi­ta­le Unter­schrift einführen

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Noch mehr Digi­ta­li­sie­rung mit iKla­ro entdecken

Unter­neh­men digitalisieren 

Wir bie­ten Work­shops, Bera­tung und Digi­ta­li­sie­rungs­lei­tung, ganz nach Ihrem Bedarf. 
Mehr erfahren 

Digi­ta­le Prozesse 

Wir digi­ta­li­sie­ren die rele­van­ten Pro­zes­se für HR, Ver­wal­tung, Buch­hal­tung, Ein­kauf & eGovernment. 
Mehr erfahren 

Integrationen 

Als zer­ti­fi­zier­ter DocuWare‑, Job­Rou­ter- und Micro­soft — Part­ner bie­ten wir Schnitt­stel­len für alle füh­ren­den Systeme. 
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War­um sich digi­ta­les Doku­men­ten-manage­ment lohnt

Stei­gen Sie jetzt um, auf ein papier­lo­ses Dokumentenmanagement 

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Papier­los arbeiten

Manu­el­le Zwi­schen­schrit­te ent­fal­len, dadurch gewin­nen Ihre Teams mehr Zeit für das Wesentliche. 

Weni­ger Abhän­gig­keit von Einzelpersonen

Digi­ta­le Pro­zes­se lau­fen unab­hän­gig von Krank­heit, Urlaub oder Per­so­nal­wech­sel ab und das Wis­sen bleibt im System.

 

Rechts­si­cher­heit & Compliance

GoBD‑, DSGVO- und bran­chen­spe­zi­fi­sche Vor­ga­ben wer­den durch digi­ta­le Pro­zes­se zuver­läs­sig erfüllt. 

Naht­lo­se Integration

Digi­ta­le Pro­zes­se las­sen sich direkt in Ihre bestehen­den Sys­te­me (z. B. ERP, DMS) einbinden. 

Trans­pa­renz & fun­dier­te Entscheidungen

Digi­ta­le Pro­zes­se schaf­fen nach­voll­zieh­ba­re Abläu­fe und aus­wert­ba­re Daten, für siche­re Ent­schei­dun­gen und lücken­lo­se Dokumentation. 

Mehr Kon­trol­le & Skalierbarkeit

Sie behal­ten den Über­blick und kön­nen Pro­zes­se fle­xi­bel ausbauen. 

Star­ten Sie in ein papier­lo­ses Büro

Machen Sie Schluss mit Suchen, Dru­cken und Ord­nern. Ent­de­cken Sie, wie ein­fach digi­ta­le Doku­men­ten­ver­wal­tung sein kann.

Jetzt digi­ta­le Akten schaffen
Alexander-Hüging

Alex­an­der
Hüging

Lei­ter Ver­trieb & Beratung 

Häu­fi­ge Fra­gen zum Digi­ta­len Doku­men­ten-manage­ment im Unternehmen 

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Digi­ta­les Doku­men­ten­ma­nage­ment beschreibt die struk­tu­rier­te Erfas­sung, Ver­ar­bei­tung, Abla­ge und Archi­vie­rung von Doku­men­ten in digi­ta­ler Form. Die sigi­ta­le Doku­men­ten­ver­wal­tung erfolgt dabei zen­tral, nach­voll­zieh­bar und GoBD-konform.

Ein papier­lo­ses Büro redu­ziert Zeit­auf­wand, Kos­ten und Such­zei­ten. Doku­men­te sind sofort auf­find­bar, mehr­fach nutz­bar und sys­tem­ge­stützt archi­viert, unab­hän­gig vom Stand­ort oder Gerät.

Grund­sätz­lich alle: Ein­gangs­rech­nun­gen, Ver­trä­ge, Per­so­nal­un­ter­la­gen, Lie­fer­schei­ne, Scha­dens­do­ku­men­te oder Steu­er­ak­ten. Sie kön­nen Doku­men­te digi­ta­li­sie­ren, klas­si­fi­zie­ren, auto­ma­ti­siert aus­le­sen und direkt weiterverarbeiten.

Doku­men­te müs­sen voll­stän­dig, nach­voll­zieh­bar und unver­än­der­bar gespei­chert wer­den. Unse­re Lösun­gen zur digi­ta­len Archi­vie­rung erfül­len die­se Anfor­de­run­gen – inklu­si­ve Zugriffs­kon­trol­len, Pro­to­kol­lie­rung und revi­si­ons­si­che­rer Ablage.

Ja. Unse­re Lösun­gen las­sen sich an bestehen­de Sys­te­me anbin­den, z. B. für die digi­ta­le Unter­schrift, doku­men­ten­ba­sier­te Work­flows oder auto­ma­ti­sier­te Beleg­erfas­sung. Wir pas­sen uns Ihrer Sys­tem­land­schaft an.

Das hängt vom Umfang ab. Ers­te Work­flows und digi­ta­le Akten kön­nen oft in weni­gen Wochen umge­setzt wer­den. iKLA­RO beglei­tet Sie Schritt für Schritt – von der Ana­ly­se bis zur Schulung.